看本文前，只想问您一个问题，有没有遇到过这种情况：办理大型会议，当你把人员确定下来，会议座次图(排位图）制作好准备印刷的时候，突然告诉你，有位大领导要来。你此时心里要骂娘，这意味着你的座次图要重新排，而座次图排版特别繁琐，如果想要快速解决这种难题，您可以往下看了。
对于机关和企业的办公室来说，组织会议是经常性工作。在参加人数较多的会议中，座次图的编排是一个关键环节。事先有组织地将参会人员座次安排好，一方面能让参会者均匀分布在会场，避免会场各处太拥挤或太稀疏；另一方面，遵从于共同价值观的座次顺序，能让参会人员都感到心安，是维护会议严肃性必要条件。
传统方法的排座次，是先画一张空表，然后逐一填入人名。在这个过程中，要反复掂量谁在前、谁在后，不断地调整和修改。大多数情况下，参会人员是按顺序从中间向左右两边折返发散安排的，每当遇到增加或减少参会人员—哪怕只调整一个人，也往往需要推倒重来一次。不仅如此，一些会议还要求按顺序的摆放桌牌，制发《出席证》，组织照相、就餐，使类似排座次图的工作量翻倍。对个人而言，上述几项工作是时间紧、压力大的苦差事；对单位而言，将大量人员精力深陷在会议排座次之类的琐碎事务上不利于提升在群众中的形象，更不符合中央“反四风”精神。
如何解决此类繁琐的难题，本期为大家分享一套大型会议大型会议座次图（证、表、卡）生成系统，这套生成系统为excel表格格式（易于携带和操作），曾经在《秘书工作》上进行刊载推荐，适用性非常强。主要具有以下三大功能：
1.当参会人员名单基本确定时，自动生成《座次图》；
2.当参会人员名单变化时，自动更新《座次图》；
3.自动生成与《座次图》相配套的《合影站位图》、《宴请就餐图》、《签到索引表》，批量且按顺序自动生成“桌牌”和“《出席证》”，最主要的是可以随参会人员名单的变化而自动调整。
简言之，只要明确了参会人员名单的人名和顺序，会议所需多数证表卡都自动生成和自动调整，你只需要打印就可以了，从而让会务准备工作变得轻松和从容。
